Memasuki periode pelaporan, dosen perlu memastikan seluruh aktivitas tridarma tercatat dengan benar di SISTER. Memahami cara mengisi BKD dosen sejak awal membantu Anda menghindari data tertinggal, bukti kegiatan tidak sesuai, atau laporan yang sulit diperbaiki menjelang batas pengumpulan.
Di SISTER, BKD tidak hanya berkaitan dengan memasukkan angka SKS. Sistem mengambil data dari portofolio pendidikan, penelitian, pengabdian, dan penunjang untuk kemudian ditarik ke laporan sesuai periode. Karena itu, pengisian BKD dosen sebaiknya dimulai dengan merapikan aktivitas dan bukti pendukung.
Baca juga: Sertifikasi BNSP – Apakah Sebuah Keharusan bagi Dosen?
Apa Itu BKD Dosen dan Mengapa Perlu Diisi dengan Teliti?
Beban Kerja Dosen atau BKD merupakan rekaman kegiatan dosen dalam menjalankan tugas sebagai pendidik profesional dan ilmuwan. SISTER menjelaskan bahwa BKD mencakup aktivitas pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kegiatan penunjang dalam periode tertentu.
Pelaporan BKD berlangsung setiap semester pada perguruan tinggi penugasan. Dalam panduan SISTER yang mengacu pada PO BKD 2021, kriteria pencapaian BKD berada pada rentang minimal 12 SKS dan maksimal 16 SKS. Namun, kondisi dan ketentuan teknis tertentu tetap perlu Anda sesuaikan dengan kebijakan perguruan tinggi masing-masing.
Persiapan Sebelum Mengisi BKD di SISTER
Sebelum memulai cara mengisi BKD dosen, jangan langsung membuka menu pelaporan dan memasukkan kegiatan satu per satu. Luangkan waktu untuk memeriksa status keaktifan, periode BKD, data profil, serta portofolio yang sudah tersimpan agar proses berikutnya berjalan lebih lancar dan terarah.
SISTER menyediakan layanan BKD melalui platform Cloud yang terintegrasi dengan data dosen. Karena itu, Anda perlu memastikan data aktivitas yang relevan sudah tersedia pada portofolio. Jika terdapat informasi yang keliru, koordinasikan dengan admin perguruan tinggi atau Unit BKD sebelum melanjutkan pelaporan.
1. Periksa Status Keaktifan Dosen
Status keaktifan menentukan apakah data Anda dapat mengikuti proses pelaporan pada periode tertentu. SISTER menyediakan pemeriksaan status melalui Profil dan Data Pribadi, sehingga Anda dapat memastikan informasi kepegawaian sesuai sebelum masuk ke layanan BKD.
Jika status tidak sesuai, jangan memaksakan proses pelaporan. Hubungi admin perguruan tinggi atau Unit BKD agar mereka dapat melakukan penyesuaian sesuai mekanisme yang berlaku. SISTER juga menyediakan proses perubahan status melalui kewenangan admin dan Unit BKD internal.
2. Pastikan Periode BKD Sudah Tepat
Periode menentukan aktivitas mana yang akan masuk ke laporan. Pastikan Anda memilih periode sesuai semester yang sedang dilaporkan karena sistem menarik kinerja berdasarkan periode BKD yang ditetapkan Unit BKD Internal perguruan tinggi Anda.
Kesalahan memilih periode dapat membuat aktivitas yang sebenarnya sudah Anda kerjakan tidak muncul dalam laporan. Karena itu, sebelum mengisi data, periksa periode yang tersedia dan pastikan sesuai dengan jadwal pelaporan yang ditetapkan perguruan tinggi Anda.
3. Rapikan Portofolio Terlebih Dahulu
Portofolio menjadi dasar penting dalam proses pelaporan. SISTER menjelaskan bahwa dosen mengisi portofolio melalui kategori pendidikan, penelitian, pengabdian, dan penunjang sebelum menarik kinerja ke halaman BKD sesuai periode yang tersedia.
Kebiasaan mencatat kegiatan setelah semuanya selesai dapat membuat beberapa aktivitas terlupakan. Lebih aman jika Anda memperbarui portofolio secara berkala setelah menyelesaikan kegiatan, sehingga saat periode pelaporan tiba, Anda hanya perlu memeriksa dan menarik data yang sudah tersedia.
Cara Mengisi BKD Dosen di SISTER dari Awal
Setelah persiapan selesai, cara mengisi BKD dosen dapat Anda lakukan dengan mengikuti alur data dari portofolio menuju pelaporan. SISTER menyediakan mekanisme penarikan kinerja agar aktivitas yang sudah tercatat dapat masuk ke laporan sesuai periode yang dipilih.
Bagian ini penting karena pengisian BKD bukan sekadar mengetik ulang seluruh aktivitas. Anda perlu memastikan data portofolio lengkap, bukti kegiatan tersedia, periode sesuai, lalu melakukan penarikan kinerja sebelum memeriksa rekap dan melanjutkan proses pelaporan secara menyeluruh.
1. Masuk ke Akun SISTER
Login menggunakan akun SISTER Anda, kemudian pastikan peran yang aktif merupakan peran Dosen pada perguruan tinggi yang sesuai. Kesalahan peran atau perguruan tinggi dapat membuat layanan yang Anda butuhkan tidak muncul sebagaimana mestinya.
Jika akun menampilkan perguruan tinggi yang tidak sesuai, SISTER menyarankan pengguna kembali memilih peran Dosen pada level perguruan tinggi yang benar. Jika masalah tetap muncul, Anda dapat menghubungi Pusat Bantuan untuk memperoleh penanganan.
2. Periksa Data Portofolio
Selanjutnya, periksa aktivitas yang sudah tercatat pada portofolio. Kelompokkan kegiatan berdasarkan pendidikan, penelitian, pengabdian, dan penunjang agar Anda lebih mudah memastikan tidak ada aktivitas yang terlewat sebelum menarik kinerja ke laporan BKD.
Periksa juga bukti pelaksanaan setiap kegiatan. SISTER menjelaskan bahwa bukti tertentu perlu tersedia dalam bentuk tautan atau URL sesuai ketentuan sistem. Jika bukti belum sesuai, perbaiki sebelum menyimpan laporan secara permanen.
3. Tarik Kinerja dari Portofolio
Setelah portofolio siap, masuk ke layanan BKD dan gunakan fitur penarikan kinerja. SISTER menjelaskan bahwa dosen dapat menggunakan tombol “Tarik Kinerja dari Portofolio” untuk menarik seluruh data atau ikon pada kategori tertentu.
Jika aktivitas belum muncul setelah penarikan, jangan langsung mengulang seluruh proses. Periksa kembali periode, kategori kegiatan, dan portofolio. Pastikan data memang tersimpan pada periode yang sedang dilaporkan sebelum menghubungi Pusat Bantuan atau Unit BKD.
4. Periksa Rekap Kegiatan
Setelah data tertarik, periksa setiap aktivitas pada rekap BKD. Pastikan kegiatan yang muncul benar-benar sesuai dengan aktivitas Anda, termasuk kategori, bukti, periode, dan informasi pendukung lainnya sebelum melanjutkan proses berikutnya.
Tahap pemeriksaan menjadi kesempatan terakhir untuk menemukan kesalahan sebelum laporan masuk ke proses validasi. Luangkan waktu untuk membandingkan rekap dengan catatan pribadi, surat tugas, dokumen kegiatan, atau bukti digital yang Anda simpan.
5. Lengkapi Kewajiban Khusus Jika Berlaku
Dosen dengan jabatan fungsional tertentu dapat memiliki kewajiban khusus sesuai ketentuan yang berlaku. SISTER menjelaskan bahwa pengisian kewajiban khusus berkaitan dengan jabatan fungsional dan periode tertentu, sehingga Anda perlu memperhatikan informasi jabatan pada biodata.
Jika kewajiban khusus berlaku bagi Anda, jangan menganggap bagian tersebut sebagai tambahan yang dapat diabaikan. Periksa jabatan fungsional, TMT, serta ketentuan yang tercantum dalam sistem agar data yang dimasukkan sesuai dengan kondisi Anda.
6. Simpan dan Ikuti Proses Validasi
Setelah seluruh data benar, ikuti tahapan penyimpanan dan proses validasi sesuai mekanisme perguruan tinggi. Pada tahap ini, Unit BKD dan asesor memiliki peran dalam proses pemeriksaan laporan yang telah Anda kirimkan.
Jika terdapat dokumen yang perlu diperbaiki setelah laporan tersimpan permanen, dosen tidak selalu dapat mengeditnya secara langsung. Unit BKD Internal dapat membuka validasi agar dosen memperoleh akses untuk melakukan perubahan tertentu.
Bukti Kegiatan yang Perlu Anda Siapkan
Dalam pengisian BKD dosen, bukti kegiatan sama pentingnya dengan data aktivitas. Jangan menunggu sampai laporan hampir ditutup untuk mencari dokumen. Simpan bukti sejak kegiatan berlangsung agar Anda memiliki waktu cukup untuk memeriksa kelengkapan dan formatnya.
SISTER mencatat bahwa beberapa lampiran dalam proses BKD menggunakan tautan atau URL. Pada proses migrasi ke SISTER Cloud, dokumen tertentu yang sebelumnya berbentuk PDF memerlukan penyesuaian menjadi tautan. Karena itu, periksa ketentuan bukti yang berlaku pada sistem Anda.
- Pendidikan – Simpan dokumen yang membuktikan aktivitas pengajaran, bimbingan, pengujian, atau kegiatan pendidikan lainnya sesuai tugas Anda.
- Penelitian – Arsipkan bukti publikasi, kegiatan penelitian, luaran, atau dokumen pendukung yang menunjukkan keterlibatan Anda secara jelas.
- Pengabdian – Siapkan surat tugas, laporan, dokumentasi, atau tautan luaran yang berkaitan dengan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
- Penunjang – Kumpulkan bukti kegiatan penunjang yang relevan, seperti penugasan kepanitiaan, organisasi, atau aktivitas akademik sesuai ketentuan perguruan tinggi.
Membuat folder khusus berdasarkan semester dapat mempercepat proses pemeriksaan. Misalnya, Anda dapat membuat folder terpisah untuk pendidikan, penelitian, pengabdian, dan penunjang agar setiap bukti mudah ditemukan ketika proses pelaporan dimulai.
Baca juga: Solusi Kerja Lebih Efisien bagi Kaprodi
Sudah Paham Cara Mengisi BKD Dosen? Saatnya Tingkatkan Kompetensi Anda
Pengisian BKD dosen bukan sekadar kewajiban administratif. Rekam kegiatan yang rapi membantu Anda mendokumentasikan perjalanan profesional sebagai dosen. Dengan memahami alur SISTER, Anda dapat mengelola aktivitas tridarma secara lebih terstruktur dan mengurangi kesalahan saat pelaporan semester.
Jika Anda ingin mengembangkan kompetensi profesional yang mendukung perjalanan karier, Sertifikasi BNSP Ku menyediakan pelatihan dan sertifikasi BNSP untuk berbagai kebutuhan kompetensi. Konsultasikan kebutuhan Anda agar pilihan pengembangan kompetensi selaras dengan target karier dan bidang profesional yang sedang Anda bangun.